En un determinado grupo de personas en pro de un objetivo, normalmente hay división de responsabilidades y eso ocurre también en el día a día de un emprendimiento en el área de hospedaje. A través de nuestro sistema, usted podrá definir para cada usuario en qué área de actuación el colaborador actúa y, así, usted tendrá pantallas con opciones de personas compatibles con la realidad de su negocio.


Configuración de tareas en un usuario

Para cada usuario de su sistema, es posible hacer ediciones en el registro y una de las ediciones es seleccionar las tareas que tiene participación en su empresa. Si desea editar una tarea de usuario, siga la siguiente ruta:

1) Acceder al menú [Usuarios y clientes> Usuarios]
2) Busque el usuario en cuestión y haga clic en el "lápiz" al lado derecho de la pantalla;
3) Seleccione la pestaña [Funciones y Permisos];
4) Haga clic en el área gris junto a la palabra "Tareas";
5) Seleccione las Tareas deseadas para el usuario;
6) Guarde los cambios.


Significado de cada tarea de usuario y relación con el sistema

Cada tarea de la pantalla arriba tiene una relación con el sistema y no siempre tener una función con más acceso, garantiza que el nombre esté en todas las áreas del sistema. Es simple entender cuando por ejemplo un gerente puede acceder al cuadro de diversos sectores, pero eso no significa que él ejecuta las tareas del sector pero sólo puede ver o hacer acciones de monitoreo. Para entender mejor, sigue aquí un breve descriptivo de cada una de las tareas:


bookings / reservations: Indicada a los usuarios que hagan o administen las reservas del sistema. La tarea habilita al usuario a hacer algunas ediciones en la Reserva, por ejemplo, editar el estado comercial de ellas. Ej: cambiar de "Pre-Reserva" a "Reserva" de forma manual, incluso sin haber sido efectuados pagos.

cleaning: Indicada a los colaboradores que realizan la limpieza de los alojamientos. Si el usuario sólo gestiona el equipo, no es necesario marcar la tarea.

check_inventory: Indicada a los usuarios que actualizan los elementos de inventario de los alojamientos y del sistema. Por ejemplo, pueden definir qué elementos deben estar presentes o no en las listas de comprobación de check-in y check-out.


cashing: Indicada a usuarios que tengan subcaixa en su Empresa. Esto le permitirá realizar el aprovisionamiento de caja para el usuario a través de la pantalla [Recibos y Pagos], por ejemplo.

checkin/out: Indicada a colaboradores que presentan los alojamientos a los huéspedes a la llegada y visten a la salida de los mismos. Si el usuario sólo gestiona la lista de entradas y salidas del día, sin realizar operaciones en el campo, no es necesario marcar.

maintenance: Indica a todos los usuarios que realizan tareas operativas de la Empresa. Tales tareas pueden englobar el sector de Compras, auxiliares administrativos y los servicios de mantenimiento en general.


delete_client: Se indica a los usuarios que realizan el mantenimiento de la base de datos de huéspedes del sistema. Además de esta tarea, es importante comprobar los permisos de este usuario para que sea capaz de hacer esta acción. Recomendamos restringir sólo a los administradores del sistema esta tarea.

responsable_apartment_user: Indicada exclusivamente para el segmento de alquiler de inmuebles por temporada. Activar la tarea para los usuarios que son responsables de la relación con el propietario. A partir de esta tarea, será posible definir el responsable de la relación por inmueble, así como dejar el colaborador disponible para recibir e-mails de notificación en asuntos relacionados a los Propietarios que él administra.


FAQ

Marque todas las tareas a un usuario, pero no puede acceder al sistema. ¿Por qué?
Es importante mencionar que las tareas tienen importancia en relación a organizar a los usuarios en pantallas del sistema, pero lo que realmente define el nivel de acceso de los usuarios son las funciones asignadas al usuario. Dentro de cada función, hay un conjunto de permisos y esto es lo que define el perfil de acceso del usuario.


Soy un administrador del sistema (sysadmin). Esto significa que tengo que marcar todas las tareas para mi usuario?
Depende de su rutina diaria. Si usted es un micro emprendedor que resuelva todo, es válido marcar todas las opciones. Si usted tiene un equipo más grande y no es un gestor que actúe en operaciones, lo ideal es que usted mantenga habilitadas las tareas sólo durante la fase de implementación del sistema, pero luego edite para aquellas que usted realmente actúa.


Yo trabajo mucho con freelancers o personas sin acceso al sistema. ¿Es posible mantener a estas personas en algunos marcos operativos?
Sí. Para que el nombre del colaborador aparezca en el marco de limpiezas, mantenimiento o check-in y check-out, basta con crear un usuario de forma manual en el sistema y asignar las tareas relacionadas con él. Esto ya bastaría para que ellos tengan el nombre en los cuadros operativos y usted podría, como administrador del sector, finalizar las pendencias asignadas a sus usuarios.